1. Scopo, campo di applicazione e valore del Codice

Il presente Codice Etico definisce i principi, i doveri di comportamento e i presidi di integrità che devono essere osservati da tutte le persone che operano per, con o per conto di My Cert S.r.l. nell’ambito delle attività di certificazione dei sistemi di gestione. Il Codice integra il Manuale MSG-17021, l’Organigramma, il Mansionario, i Processi del Sistema di Gestione, la Dichiarazione per l’Imparzialità, le procedure applicabili e le lettere di incarico.

Il Codice si applica a DGE, DT, RQ, CR, A/LA, DM, CCERT, COM, AMM, RU, ACQ, esperti tecnici, personale interno, collaboratori esterni, fornitori critici e, per quanto pertinente, a ogni altro soggetto che possa influire sulle attività di certificazione.

L’osservanza del Codice costituisce condizione per l’assegnazione e il mantenimento degli incarichi e deve essere dimostrabile mediante presa visione, dichiarazioni di imparzialità/riservatezza, verifiche dei conflitti di interesse e registrazioni previste dal Sistema di Gestione.

2. Riferimenti e documenti collegati

• ISO/IEC 17021-1:2015, con particolare riferimento ai principi di imparzialità e competenza e ai requisiti relativi a responsabilità legale, imparzialità, struttura, risorse, riservatezza, informazioni, processi decisionali e sistema di gestione.
• Regolamenti, Regolamenti Tecnici, Circolari e prescrizioni ACCREDIA applicabili; documenti EA e IAF applicabili agli schemi e ai settori gestiti.
• MSG-17021 Ed. 01 Rev. 02 – Manuale del Sistema di Gestione della Certificazione.
• ALLEGATO 1 – Organigramma Ed. 01 Rev. 04; ALLEGATO 2 – Dichiarazione per l’Imparzialità; ALLEGATO 3 – Mansionario Ed. 01 Rev. 02; ALLEGATO 4 – Processi del Sistema di Gestione Ed. 01 Rev. 01.
• PR-01, PR-02, PR-04, PR-06, PR-08, PR-09, PR-11, PR-12, PR-13, PR-14, PR-15, PR-16, PR-17, PR-18 e PR-19, nelle revisioni vigenti.

3. Principi etici fondamentali

• Legalità e conformità: ogni attività è svolta nel rispetto della normativa applicabile, dei requisiti di accreditamento, delle regole di schema e delle procedure My Cert.
• Integrità: sono vietati comportamenti ingannevoli, omissioni intenzionali, alterazione di evidenze, favoritismi, pressioni indebite o accordi che possano compromettere la credibilità della certificazione.
• Imparzialità: decisioni, audit, riesami, qualifiche e valutazioni devono essere liberi da conflitti di interesse reali, potenziali o percepiti.
• Competenza: ciascuna persona opera esclusivamente nei limiti delle qualifiche e autorizzazioni formalmente attribuite.
• Obiettività: risultanze e decisioni si fondano su evidenze verificabili, criteri applicabili e registrazioni tracciabili.
• Riservatezza e sicurezza delle informazioni: le informazioni sono protette da accessi, usi o divulgazioni non autorizzati.
• Trasparenza: comunicazioni pubbliche e commerciali devono essere corrette, verificabili e non fuorvianti.
• Responsabilità: ogni persona risponde delle attività affidate, segnala errori, conflitti, pressioni o minacce e collabora alla loro gestione.

4. Governance, autorità e segregazione dei ruoli

Regola di base Le relazioni gerarchiche o funzionali non possono trasformarsi in interferenza sul giudizio tecnico. L’Organigramma distingue la dipendenza organizzativa dalla dipendenza/coordinamento funzionale e il presente Codice ne definisce i limiti etici.

Il DGE è l’Alta Direzione e mantiene l’autorità organizzativa complessiva, assicura risorse, sostenibilità e imparzialità, ma non può modificare o sostituire la decisione tecnica del DM sulla singola pratica né esercitare pressioni su audit time, rilievi o conclusioni.

Il DT presidia competenze, qualifiche, schemi, settori e assegnazioni tecniche. CR e A/LA operano sotto coordinamento funzionale del DT. Il DM può essere assegnato dal DT tra soggetti qualificati e autorizzati, ma la sua decisione resta autonoma e indipendente.

Il CCERT è organo consultivo di salvaguardia dell’imparzialità. Analizza rischi sistemici e formula raccomandazioni; non assume decisioni di certificazione e non sostituisce il DM.

COM e AMM non possono determinare o modificare audit time, campionamenti, classificazione dei rilievi, conclusioni di audit o decisioni di certificazione. RU e ACQ operano secondo le dipendenze organizzative e i raccordi tecnici definiti dall’Organigramma e dal Mansionario.

5. Regole etiche per le funzioni del Sistema

5.1 DGE – Direttore Generale

Promuove cultura etica e imparzialità, assicura risorse e indipendenza dalle pressioni commerciali, approva politiche e presidi. Non interviene sul merito della decisione del DM e non impone riduzioni di audit time o attenuazione dei rilievi.

5.2 DT – Direttore Tecnico

Definisce e applica criteri tecnici uniformi, autorizza risorse sulla base di competenze dimostrate, assegna ruoli tecnici evitando conflitti e auto-riesame. Se ricopre anche funzioni organizzative aggiuntive, applica i controlli di segregazione previsti da PR-14/PR-19.

5.3 RQ – Responsabile della Qualità

Presidia conformità del Sistema, registrazioni, audit interni, NC/AC e rischi di imparzialità. Deve segnalare senza ritardo deviazioni, pressioni o incompatibilità. Quando verifica attività proprie o cumula funzioni, deve essere assicurato un controllo indipendente.

5.4 CR – Contract Reviewer

Esegue il riesame della domanda in modo tecnico e documentato, determina o supporta la determinazione di audit time e competenze, verifica fattibilità, scopo, siti, turni, consulenze e conflitti. Non accetta pressioni commerciali finalizzate a ridurre tempi o requisiti.

5.5 A/LA – Auditor / Lead Auditor

Conduce audit con indipendenza, evidenze verificabili e correttezza professionale; non anticipa o promette esiti di certificazione, non fornisce consulenza al cliente durante l’audit e dichiara relazioni o interessi che possano compromettere l’imparzialità.

5.6 DM – Decision Maker

Assume la decisione in piena indipendenza sulla base del fascicolo e delle evidenze. Deve essere diverso da chi ha svolto l’audit della stessa pratica e non può decidere in presenza di competenza insufficiente o conflitto di interesse.

5.7 CCERT – Comitato per l’Imparzialità

Esamina rischi, relazioni, pressioni e adeguatezza dei controlli; formula raccomandazioni e richiede follow-up. I membri dichiarano conflitti e si astengono sui temi in cui non possano garantire indipendenza.

5.8 COM – Responsabile Commerciale

Comunica in modo veritiero, non promette certificazioni, tempi irrealistici o trattamenti preferenziali, non collega la certificazione all’utilizzo di consulenti e non interferisce con CR, A/LA, DT o DM.

5.9 AMM – Responsabile Amministrazione

Gestisce dati economici e amministrativi con tracciabilità e riservatezza. Insoluti o criticità finanziarie sono segnalati alle funzioni competenti ma non determinano autonomamente sospensione, riduzione o revoca della certificazione.

5.10 RU – Responsabile Risorse Umane

Gestisce fascicoli, scadenze, formazione e aspetti amministrativi delle risorse. Non attribuisce autonomamente qualifiche tecniche e non altera esiti di valutazione o monitoraggio.

5.11 ACQ – Responsabile Acquisti

Seleziona e monitora fornitori con criteri trasparenti e documentati. Per forniture critiche assicura il coinvolgimento tecnico previsto e verifica che rapporti economici o contrattuali non generino dipendenze o minacce all’imparzialità.

6. Conflitti di interesse, consulenza e relazioni pregresse

Ogni persona ha l’obbligo continuativo di dichiarare relazioni personali, professionali, finanziarie, commerciali o di altra natura che possano generare un conflitto di interesse reale, potenziale o percepito. La dichiarazione deve essere resa in fase di qualifica e aggiornata per ogni incarico, secondo le modalità previste dal Sistema.

Chi ha svolto consulenza relativa al sistema di gestione del cliente non può essere utilizzato nella certificazione per il periodo minimo previsto dalla ISO/IEC 17021-1. Il decorso del periodo non elimina automaticamente il rischio: la compatibilità deve essere comunque valutata e documentata prima dell’incarico.

Sono vietati accordi, referral, commissioni, incentivi o relazioni con organizzazioni di consulenza che possano far percepire una certificazione come più facile, più rapida, garantita o condizionata alla scelta di un determinato consulente.

In presenza di minaccia non riducibile a livello accettabile, la persona è sostituita oppure la pratica non viene accettata o proseguita.

7. Regali, utilità, ospitalità e pressioni indebite

È vietato richiedere, offrire o accettare denaro, regali, vantaggi, commissioni, favori o altre utilità che possano influenzare, o apparire idonei a influenzare, l’imparzialità. Sono ammesse esclusivamente forme di cortesia di modico valore e di natura occasionale, compatibili con le regole interne e prive di collegamento con esiti di audit o decisioni.

Qualsiasi pressione commerciale, economica, personale o gerarchica volta a modificare audit time, campionamento, risultanze, classificazione delle NC o decisione deve essere immediatamente segnalata a RQ/DT e registrata secondo PR-14.

8. Riservatezza, protezione dei dati e uso delle informazioni

Le informazioni ottenute o create nel corso delle attività di certificazione sono trattate come riservate salvo quelle rese pubbliche per obbligo normativo, contrattuale o regolamentare. La divulgazione a terzi è consentita solo nei casi previsti e con le autorizzazioni necessarie.

È vietato utilizzare informazioni del cliente per vantaggio personale, commerciale o di terzi. Credenziali, fascicoli, rapporti, evidenze e dati personali devono essere gestiti secondo PR-18, le regole ICT e le prescrizioni applicabili in materia di protezione dei dati.

9. Comunicazioni, marketing e corretto uso dell’accreditamento

Ogni comunicazione pubblica, commerciale o istituzionale deve rappresentare correttamente lo stato di accreditamento, gli schemi e il campo operativo di My Cert. È vietato formulare dichiarazioni ingannevoli, garantire l’esito della certificazione o utilizzare simboli e riferimenti ACCREDIA in modo non conforme.

Le informazioni pubbliche sui certificati, sul loro stato e sui processi di certificazione devono essere aggiornate, verificabili e coerenti con le registrazioni ufficiali.

10. Segnalazioni, tutela del segnalante e gestione delle violazioni

Chiunque rilevi una violazione del presente Codice, una pressione indebita, un conflitto non dichiarato, un comportamento non etico o un rischio significativo per l’imparzialità deve segnalarlo senza ritardo a RQ, DT, DGE o, per i temi di imparzialità sistemica, al CCERT secondo i canali previsti.

Le segnalazioni sono trattate con riservatezza, imparzialità e tracciabilità. Sono vietati comportamenti ritorsivi o discriminatori nei confronti di chi effettua in buona fede una segnalazione.

Le violazioni sono valutate in funzione di gravità, intenzionalità, impatto e recidiva e possono determinare richiamo, formazione supplementare, limitazione o sospensione delle autorizzazioni, riassegnazione, sospensione o cessazione dell’incarico/rapporto, nonché l’attivazione delle ulteriori azioni previste dalle procedure e dalla legge.

11. Presa visione, formazione e monitoraggio

Il Codice è distribuito alle funzioni interessate e reso disponibile in versione controllata. La presa visione è registrata. I principi etici, di imparzialità, riservatezza e conflitto di interesse sono oggetto di formazione iniziale e periodica proporzionata al ruolo.

L’efficacia del Codice è verificata tramite audit interni, monitoraggi delle competenze, riesame dei rischi di imparzialità, analisi di reclami/ricorsi, segnalazioni, verbali CCERT e Riesame della Direzione.

12. Approvazione, riesame e prevalenza

Il Codice è redatto da RQ, verificato tecnicamente da DT e approvato dal DGE. È riesaminato almeno annualmente e comunque in occasione di modifiche organizzative, normative, di accreditamento o di processo, nonché a seguito di rilievi, reclami, ricorsi, incidenti o evidenze che ne richiedano l’aggiornamento.

In caso di contrasto tra il presente Codice e requisiti cogenti, ISO/IEC 17021-1, disposizioni ACCREDIA, EA o IAF applicabili, prevale il requisito esterno vigente e la documentazione interna è aggiornata senza ritardo.