IMPEGNO PUBBLICO DEL VERTICE My Cert S.r.l. riconosce l’imparzialita come condizione essenziale per la credibilita e la validita delle proprie attivita di certificazione e si impegna a prevenire, identificare, valutare, trattare e monitorare ogni minaccia reale, potenziale o percepita all’obiettivita delle proprie decisioni.

1. Scopo e campo di applicazione

La presente Dichiarazione formalizza l’impegno di My Cert S.r.l. a garantire imparzialità, indipendenza di giudizio, competenza, assenza di conflitti di interesse e liberta da pressioni commerciali, finanziarie o di altra natura nell’intero ciclo di certificazione. Si applica a tutte le attività accreditate e, ove pertinente, non accreditate, dalla ricezione della domanda alla decisione e al mantenimento dello stato di certificazione, nonché alle funzioni interne, alle risorse esterne, ai comitati e ai fornitori che possano influire sul processo.
La Dichiarazione e coerente con l’ALLEGATO 1 – Organigramma Ed. 01 Rev. 04, con l’ALLEGATO 3 – Mansionario
Ed. 01 Rev. 02 e con le procedure del Sistema di Gestione della Certificazione.

2. Riferimenti e principi applicabili

• ISO/IEC 17021-1:2015, con particolare riferimento ai requisiti in materia di imparzialità, responsabilità, struttura, competenza, decisione e sistema di gestione;
• Regolamenti, circolari e disposizioni ACCREDIA applicabili allo scopo di accreditamento;
• documenti EA e IAF applicabili agli schemi gestiti;
• MSG-17021 Ed. 01 Rev. 02; PR-09 – Gestione delle attività del Decision Maker; PR-14 – Gestione dei rischi per imparzialità e riservatezza; PR-19 – Separazione Ruoli nel processo; PR-01, PR-02 e PR-15 per le parti pertinenti.

In caso di contrasto prevalgono i requisiti cogenti e le disposizioni normative o di accreditamento vigenti.

3. Responsabilita dell’Alta Direzione

Il Direttore Generale (DGE), quale Alta Direzione, mantiene la responsabilità organizzativa complessiva dell’Organismo e assicura risorse, sostenibilità economico-finanziaria, adeguatezza della struttura e attuazione della politica di imparzialità. Tale autorità non consente alcuna interferenza sul merito tecnico delle risultanze di audit o delle decisioni assunte dai Decision Maker competenti.

• promuove una cultura organizzativa nella quale l’imparzialita prevale su interessi commerciali, finanziari o personali;
• approva le misure di trattamento dei rischi sistemici e assicura che siano disponibili risorse per applicarle;
• assicura che reclami, ricorsi e segnalazioni di pressione siano trattati con indipendenza e tracciabilita;
• riesamina periodicamente l’efficacia dei presidi di imparzialita anche tramite Riesame della Direzione e contributi del CCERT.

4. Assetto organizzativo e segregazione dei ruoli

My Cert adotta una struttura che distingue responsabilità organizzative, coordinamento tecnico e autorità decisionale. Le relazioni rappresentate nell’Organigramma non eliminano l’obbligo di verificare, per ogni singola pratica, competenza, indipendenza, assenza di conflitti di interesse e compatibilità dei ruoli.

Funzione	Ruolo nel sistema	Presidio di imparzialita
DGE	Alta Direzione	Autorità organizzativa complessiva; non altera audit time, rilievi o decisioni tecniche.
DT	Presidio e coordinamento tecnico	Definisce criteri di competenza, qualifica e assegna le risorse tecniche; non sostituisce il DM.
CR	Riesame della domanda	Opera sotto coordinamento tecnico del DT; puo coincidere con DT solo se qualificato e senza auto-riesame.
A/LA	Audit	Opera sotto coordinamento tecnico del DT ai fini di qualifica e incarico; è sempre separato dal DM della stessa pratica.
DM	Riesame e decisione	E’ assegnato tra soggetti qualificati ma decide in piena autonomia, libero da pressioni di DGE, DT, COM, AMM o altre funzioni.
RQ	Sistema e conformita	Presidia documentazione, monitoraggi e rischi di imparzialità; non influenza il merito delle decisioni tecniche.
COM / AMM	Supporto commerciale e amministrativo	Non determinano tempi di audit, rilievi, esiti o decisioni di certificazione.
RU / ACQ	Supporto organizzativo	Riportano organizzativamente al DGE; gli aspetti tecnici sono sottoposti ai presidi DT/RQ pertinenti.
CCERT	Salvaguardia dell’imparzialita	Organo consultivo con accesso all’Alta Direzione; non assume decisioni di certificazione e non sostituisce il DM.

5. Gestione dei rischi per l’imparzialita

My Cert mantiene un processo continuo e documentato per identificare, analizzare, valutare, trattare, monitorare e riesaminare minacce reali, potenziali e percepite. La valutazione considera almeno:

• proprieta, governance, relazioni societarie e soggetti collegati;
• relazioni con clienti, consulenti, intermediari, partner, associazioni, fornitori e personale;
• consulenze pregresse, audit interni o altri servizi incompatibili;
• pressioni commerciali, finanziarie, personali o derivanti dalla concentrazione dei ricavi;
• marketing, referral, promesse o comunicazioni che possano far percepire facilitazioni nella certificazione;
• cumuli di funzioni, rapporti personali, interessi economici, familiarità o altre condizioni suscettibili di auto-riesame o perdita di obiettività.

Quando una minaccia non può essere eliminata o ridotta a un livello accettabile mediante misure documentate, My Cert non accetta, non assegna o interrompe l’attività interessata..

6. Consulenza, attivita pregresse e conflitti di interesse

My Cert non offre ne fornisce consulenza sui sistemi di gestione oggetto delle proprie attività di certificazione e non affida audit a organizzazioni di consulenza. L’impiego di singoli professionisti esterni e ammesso solo nell’ambito di rapporti individuali controllati da My Cert e previa verifica di competenza, imparzialità e riservatezza.
Una persona che abbia fornito consulenza relativa al sistema di gestione del cliente non e impiegata nelle attività di audit, riesame o decisione della medesima organizzazione per il periodo minimo previsto dai requisiti applicabili e, in ogni caso, fino a quando una valutazione documentata non dimostri l’assenza di una minaccia non accettabile. Il mero decorso del periodo temporale non sostituisce la valutazione del rischio residuo.

7. Comitato per l’Imparzialita (CCERT)

Il CCERT e l’organo consultivo istituito per contribuire alla salvaguardia dell’imparzialità dell’Organismo. Opera secondo regolamento e nomine vigenti, con composizione idonea a evitare il predominio di singoli interessi e con accesso diretto all’Alta Direzione

• riesamina periodicamente il registro dei rischi per l’imparzialità e l’adeguatezza delle relative misure;
• considera minacce derivanti da governance, relazioni, consulenza, marketing, risorse finanziarie, personale e altre fonti rilevanti;
• formula raccomandazioni e richiede follow-up sulle azioni definite;
• mantiene riservatezza e dichiara eventuali conflitti di interesse

Il CCERT non assume decisioni di certificazione sulla singola pratica e non sostituisce il Decision Maker.

8. Personale, dichiarazioni e controlli per incarico

Tutto il personale interno ed esterno coinvolto nelle attività di certificazione e vincolato a imparzialità, riservatezza e segnalazione dei conflitti di interesse. My Cert acquisisce dichiarazioni periodiche e, per i ruoli pertinenti, dichiarazioni specifiche per incarico.

• CR, A/LA, esperti tecnici e DM sono utilizzati solo se qualificati e autorizzati per l’ambito applicabile;
• ogni incarico e preceduto da verifica di competenza, disponibilità, relazioni pregresse e conflitti di interesse;
• A/LA e DM della medesima pratica sono sempre persone diverse;
• eventuali cumuli di funzioni organizzative sono valutati e controllati secondo PR-14 e PR-19;
• pressioni o tentativi di influenza sono segnalati, registrati e sottoposti ad escalation

9. Indipendenza da pressioni commerciali e finanziarie

Le condizioni economiche, il valore del contratto, eventuali insoluti, la rilevanza commerciale del cliente o la dipendenza da singoli clienti non possono determinare riduzioni ingiustificate dei tempi di audit, modifica delle risultanze o esiti di certificazione. COM e AMM forniscono esclusivamente input commerciali o amministrativi; le determinazioni tecniche restano attribuite alle funzioni competenti e la decisione e assunta dal DM indipendente.

10. Segnalazioni, reclami e ricorsi

Chiunque rilevi una minaccia all’imparzialità, una pressione indebita o un conflitto di interesse può effettuare una segnalazione a My Cert. Le segnalazioni sono registrate, valutate e trattate con riservatezza, imparzialità e protezione delle informazioni. Reclami e ricorsi sono gestiti mediante processi che assicurano l’indipendenza delle persone incaricate del relativo esame e della decisione.

Canale generale: info@mycert.it. Ove previsto dalle regole interne, le questioni sistemiche possono essere
portate direttamente all’attenzione del CCERT o dell’Alta Direzione

11. Pubblicazione, riesame e aggiornamento

La presente Dichiarazione e classificata PUBBLICA e viene resa disponibile sul sito istituzionale di My Cert. E’ riesaminata almeno annualmente e ogniqualvolta intervengano modifiche rilevanti della struttura organizzativa, dei requisiti ISO/IEC 17021-1, delle disposizioni ACCREDIA/EA/IAF, degli schemi gestiti o dei rischi per l’imparzialità. Il riesame e coordinato da RQ, verificato tecnicamente da DT e approvato da DGE.

12. Impegno del Direttore Generale

Il Direttore Generale dichiara che My Cert S.r.l. considera l’imparzialità requisito inderogabile del proprio operato e si impegna a garantire che nessun interesse commerciale, economico, personale o organizzativo prevalga sull’obiettività, sulla competenza e sull’indipendenza delle attivita di certificazione.

L’Organismo mantiene piena responsabilità per le proprie decisioni di certificazione e assicura che esse siano assunte esclusivamente da persone competenti, autorizzate e indipendenti dalle attività di audit della medesima pratica.